كيفية كتابة نموذج محضر اجتماع جاهز

قد تبدو كتابة نموذج محضر الاجتماع الجاهز مهمة تافهة وغير مهمة ، أو قد تُعين متدربًا - أو حتى لا تفعل ذلك على الإطلاق. يُنظر إلى الاجتماع نفسه عمومًا على أنه مضيعة للوقت ولا ينبغي تسجيله مرة أخرى.

ومع ذلك ، فإن تجاهل هذه المهمة عن طريق الخطأ قد يكون بالتأكيد مكلفًا من حيث الوقت والموارد.

الغرض من محضر الاجتماع

يسجل محضر الاجتماع أهم النقاط التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع. استخداماته وفوائده الرئيسية هي:

1.    إبلاغ أعضاء الفريق الغائبين بالمناقشات والقرارات

2.    كسجل للمناقشة للرجوع إليها في المستقبل

3.    توفير "مواد خام جاهزة" للاجتماعات التي تعتمد بشكل أساسي على البيانات والمعلومات

4.    تقديم تذكيرات خطوة العمل

5.    قم بتدوين الملاحظات للتأكد من عدم فقد الأفكار أو أي شيء من الاجتماع.

كيفية ملئ نموذج محضر الاجتماع

لإكمال نموذج محضر الاجتماع القابل للطباعة ، يجب عليك تضمين:

·       تاريخ الاجتماع. متى بدأ الاجتماع بالفعل.

·       اسم الحاضر واسم الغائب.

·       تصويبات وتعديلات على محضر الاجتماع الأخير.

·       ملحق لجدول الأعمال الحالي.

·       هل يوجد نصاب قانوني.

·       الطلبات المقدمة أو المرفوضة

·       تصويت - إذا كان هناك اقتراح وثاني ، ونتيجة التصويت

·       الإجراءات المتخذة أو المتفق على اتخاذها

·       الخطوة التالية

·       البند عقد

·       وظيفة جديدة

·       ناقش أو شارك علنًا

·       تاريخ ووقت الاجتماع القادم

·       تأخير